Junta DirectivaDe conformidad con el artículo 67 del Acuerdo Distrital N.º 257 de 2006, las funciones de la Junta Directiva son las siguientes:
a) Formular la política general de la entidad en concordancia con el Plan de Desarrollo Económico, Social y de Obras Públicas del Distrito Capital.
b) Aprobar anualmente los planes, programas, proyectos y el presupuesto del Fondo, así como las modificaciones que se hagan a los mismos, de acuerdo con las disposiciones distritales vigentes sobre el tema y que sean de su competencia de conformidad con el reglamento.
c) Adoptar y modificar los Estatutos del Fondo.
d) Evaluar la gestión con base en los informes que le presente la Directora o Director General.
e) Determinar la estructura interna del Fondo, señalar las funciones básicas de cada una de sus dependencias.
f) Fijar la planta de cargos, la nomenclatura y la clasificación de los empleos, la escala de remuneración de las diferentes categorías de empleos, y los emolumentos de los servidores y servidoras de la entidad de acuerdo a la política que para el efecto establezca el CONFIS; con base en esta facultad, no podrá crear obligaciones que excedan el monto global fijado para gastos de personal en el presupuesto inicialmente aprobado para la entidad.
g) Darse su propio reglamento;
h) Autorizar previamente al Director del FONCEP para delegar algunos asuntos en funcionarios del nivel directivo y asesor.
i) Las demás que le sean asignadas por la normativa.
Acuerdo de Junta Directiva 01 de 2007, Artículo 16
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Dirección GeneralSon funciones del Director del Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones - FONCEP, las siguientes:
- Dirigir, coordinar y controlar las actividades de la entidad, en concordancia con las políticas que trace la Junta directiva y con los objetivos del Fondo.
- Expedir los actos administrativos, realizar las operaciones y celebrar los contratos que se requieran para el buen funcionamiento del Fondo, de acuerdo con las normas vigentes.
- Aprobar los proyectos, planes de gestión interna presentados por las dependencias y presentarlos para aprobación de la Junta Directiva.
- Crear grupos o áreas de trabajo cuando así se requiera por la especialización de las funciones y para un mejor cumplimiento de las mismas.
- Expedir las reglamentaciones y establecer las funciones y procedimientos que requieran las dependencias y cargos de la entidad.
- Evaluar y controlar las actividades realizadas y velar por la buena marcha de la organización y sus dependencias.
- Distribuir a los servidores y servidoras en las diferentes dependencias de la entidad de acuerdo a sus necesidades, asignar las funciones de coordinación a servidores y servidoras de carrera y designar responsables de áreas o grupos.
- Someter a la Junta las modificaciones de los estatutos que considere pertinentes para el normal funcionamiento de la entidad.
- Presentar a la Junta Directiva, informes sobre la ejecución presupuestal, financiera y de gestión de la entidad.
- Presentar un informe anual de labores al Concejo, al Alcalde o Alcaldesa Mayor, a la Junta directiva y a los organismos de control y suministrar los informes periódicos u ocasionales que éstos soliciten.
- Nombrar y remover al personal del Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones -FONCEP- , conforme a las disposiciones legales y estatutarias.
- Convocar a la Junta Directiva a sus sesiones ordinarias y extraordinarias con la periodicidad que se preceptúa en los estatutos de la misma.
- Representar judicial y extrajudicialmente al Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones - FONCEP.
- Representar judicial y extrajudicialmente al Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones - FONCEP - Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá, en todo lo relativo a obligaciones pensionales a cargo de dicho Fondo, a partir del 1º de enero de 2007.
- Participar activamente en la articulación para la formulación de las políticas y estrategias del Sector Administrativo de Coordinación Hacienda a través del Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo respectivo.
- Las demás que le señalen los Acuerdos, los Estatutos, el alcalde o Alcaldesa Mayor y las que refiriéndose a la marcha del Fondo no estén atribuidas expresamente a otra autoridad.
Acuerdo de Junta Directiva 02 de 2007, Artículo 3º
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Oficina Asesora de Control InternoCorresponde a la Oficina de Control Interno, el ejercicio de las siguientes funciones:
- Dirigir el diseño, ejecución y control de actividades orientadas a medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía del sistema de Control Interno en el FONCEP, asesorando a los niveles de Dirección en la optimización del proceso administrativo, la evaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas y objetivos empresariales.
- Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del sistema de control interno, establecido para el FONCEP.
- Verificar que el sistema de control interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad directiva.
- Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades del FONCEP estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la Entidad.
- Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas del FONCEP y recomendar los ajustes necesarios.
- Verificar los procesos relacionados con el reconocimiento y pago de pensiones a cargo del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá, del manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la Entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios.
- Ejercer sobre todas las áreas de trabajo la debida inspección y vigilancia, a fin de mantener un permanente y adecuado control de gestión, para asegurar el cumplimiento de las políticas, objetivos y metas establecidas.
- Verificar la consistencia, razonabilidad y confiabilidad de los estados financieros de la Entidad, por medio de comprobaciones periódicas y selectivas de los registros contables y presupuestales y los análisis de los mismos.
- Evaluar la efectividad y el cumplimiento de los controles internos previstos para la Entidad y sugerir los correctivos pertinentes.
- Velar por el cumplimiento de los controles establecidos relacionados con el reconocimiento y pago de pensiones, liquidación de nóminas de pensionados y representación judicial del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá, así como respecto del desarrollo, modificación e implantación de las aplicaciones, así como en la seguridad del sistema de computación, las instalaciones del centro de cómputo y del centro de datos.
- Velar por el cumplimiento de las normas establecidas para el manejo de los niveles de acceso de los usuarios a las diversas aplicaciones sistematizadas que existan.
- Determinar la seguridad de los bienes de la Entidad, así como verificar que se encuentran contabilizados y protegidos contra toda clase de riesgos.
Acuerdo de Junta Directiva 02 De 2007, Artículo 7
La Oficina de Control Interno tendrá a cargo, entre otras, las siguientes funciones relacionadas con Buen Gobierno:
- Dar apoyo a la toma de decisiones a nivel de la Dirección.
- Supervisar los servicios de la Evaluación Integral propuesta en el Artículo 21. – Evaluación Integral del presente Acuerdo de Junta Directiva y aquellas Evaluaciones o Auditorías Externas que solicite la Dirección o la Junta Directiva.
- Verificar que la información periódica que se ofrezca al público en general se elabore conforme a los mismos principios y prácticas profesionales que las cuentas anuales.
- Estudiar los estados financieros anuales y, en el caso que contengan salvedades u opiniones desfavorables, emitir un pronunciamiento.
- Garantizar la independencia y eficacia de la función de la Evaluación Integral, recibir información periódica sobre sus actividades y verificar que la Dirección tiene en cuenta las conclusiones y recomendaciones de sus informes.
- Evaluar e informar a la Junta Directiva las situaciones de conflicto de interés en las que puedan estar inmersos, directa o indirectamente, los integrantes de la Administración, haciendo las propuestas necesarias para administrar la situación.
- Proponer la estructura, procedimientos y metodologías necesarios para el funcionamiento del sistema de control interno.
- Formular las iniciativas de mejora que considere necesarias sobre la infraestructura y los sistemas internos de control y gestión de los riesgos.
Acuerdo de Junta Directiva 005 de 2017, Artículo 40
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Oficina de Informática y SistemasCorresponde a la Oficina de Informática y Sistemas, el ejercicio de las siguientes funciones:
- Planear, organizar y controlar las actividades relacionadas con informática y el sistema de información de la entidad.
- Dirigir integralmente el planeamiento, desarrollo, instalación, operación, mantenimiento y soporte técnico de los sistemas informáticos relacionados con el Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá.
- Desarrollar y/o adquirir e implementar el sistema de información que requiera la entidad.
- Formular las políticas de administración, seguridad y control necesarias para garantizar la eficacia, eficiencia y confiabilidad de los recursos informáticos de la entidad.
- Coordinar los estudios sobre nuevos requerimientos informáticos de acuerdo con los avances tecnológicos.
- Mantener actualizado el Hardware y Software de la entidad.
- Verificar el cumplimiento de políticas de administración de la infraestructura de servidores, software, aplicaciones, servicios informáticos y redes.
- Establecer e implementar las metodologías para la evaluación, instalación y mantenimiento de servidores, software de base, aplicaciones, servicios informáticos y redes.
- Formular el plan de contingencia que garantice la disponibilidad del sistema de información.
- Hacer el cargue en el aplicativo de Cartera Institucional de la información de las nóminas mensuales que deben reportar las entidades afiliadas.
- Generar el Pasivo de los afiliados para el registro adecuado de las cesantías.
Acuerdo de Junta Directiva 02 de 2007, Artículo 6
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Asesor de Comunicaciones y Servicio al ciudadanoResolución 0979 de 2016
Artículo Sexto: Delegación en materia de gestión jurídica. Delegar en el jefe de la Oficina Jurídica las siguientes funciones y asuntos relacionados con la gestión jurídica de FONCEP:
- Representar judicial y extrajudicialmente a FONCEP en los procesos judiciales, arbitrales o administrativos que se instauren en su contra o que deba promover en defensa de los intereses de la entidad.
- Comparecer ante los diferentes despachos judiciales o autoridades administrativas, a las audiencias de conciliación judicial o extrajudicial, previo trámite ante el respectivo comité de Conciliación de la entidad.
- Constituir apoderados con las facultades que al respecto confiere la ley, para la atención de los procesos, diligencias y/o actuaciones judiciales o administrativas.
- Recibir notificaciones personales de las providencias que se profieran en los procesos que se adelanten ante cualquier jurisdicción y en los procesos administrativos en que sea parte FONCEP.
Articulo Séptimo: Delegación en materia contractual. Delegar en el jefe de la Oficina Asesora Jurídica el ejercicio de las siguientes funciones:
- La aprobación de las garantías que amparan los contratos, sus modificaciones, ampliaciones y prorrogas.
- La designación de los supervisores de los contratos que suscriba FONCEP.
Artículo Octavo: Respecto a tramites sancionatorios contractuales. Delegar en el jefe de la Oficina Jurídica la competencia de adelantar los tramites sancionatorios contractuales, de conformidad con lo señalado en el artículo 86 de la ley 1474 de 2011.
Corresponde a la Oficina Asesora Jurídica el ejercicio de las siguientes funciones:
- Asesorar jurídicamente al Director y a las dependencias en la formulación, coordinación, ejecución y control de las políticas y planes generales relacionados con asuntos jurídicos, laborales y contractuales de competencia de la entidad.
- Responder por el correcto, oportuno y eficaz funcionamiento de la Oficina, velando por el desarrollo y estricto cumplimiento de los procesos jurídicos que le corresponda a adelantar a la Entidad.
- Absolver consultas y emitir conceptos sobre asuntos jurídicos puestos a su consideración.
- Responder por la representación judicial y extrajudicial de la entidad en los procesos judiciales y actuaciones administrativas que se adelanten en su contra o en defensa de sus intereses. Adelantar desde su inicio hasta su terminación, procesos ejecutivos para la recuperación de cartera vencida, garantizada con título hipotecario o pagaré.
- Responder por el control y vigilancia de la representación judicial del Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones - FONCEP - Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá, y en la atención a los respectivos procesos judiciales.
- Coordinar el trámite contractual de la entidad.
- Responder por la elaboración de los contratos y convenios a celebrar por la Entidad, con personas naturales o jurídicas de acuerdo con la normatividad vigente.
- Custodiar las garantías de los créditos constituidas a favor de la entidad.
- Preparar los proyectos de Acuerdo de Junta Directiva y de Resolución de la Dirección General que le sean encomendados.
- Adelantar el cobro de cartera con el fin de obtener el pago extrajudicial previo a la iniciación de los procesos ejecutivos.
Acuerdo de Junta Directiva 02 De 2007, Artículo 5º
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Oficina Asesora de PlaneaciónCorresponde a la Oficina Asesora de Planeación el ejercicio de las siguientes funciones:
- Responder por la planeación, coordinación y asesoría de los diferentes proyectos de desarrollo e investigación, tendientes a la optimización e implantación de nuevos servicios rentables y con características de competitividad.
- Realizar el seguimiento y control a los proyectos establecidos para el cumplimiento de los objetivos y metas misionales de la entidad.
- Integrar los esfuerzos de desarrollo por medio de una amplia visión del mercado, con el propósito de aumentar la participación de los servicios que presta el FONCEP.
- Establecer los lineamientos del plan de actividades de la entidad, con el propósito de delimitar la gestión y cumplir con los objetivos de la institución.
- Coordinar la elaboración del plan estratégico corporativo y dar las pautas para la organización y priorización de los contenidos.
- Adoptar y aplicar las metodologías y herramientas de planeación que establezca el Distrito Capital.
- Realizar estudios sobre nuevas oportunidades de negocio, que permitan definir la conveniencia técnica para la entidad de participar en los mismos y remitirlos para su desarrollo.
Artículo 4º, Acuerdo de Junta Directiva 02 De 2007
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Subdirección Financiera y AdministrativaCorresponde a la Subdirección Financiera y Administrativa, el ejercicio de las siguientes funciones:
- Asesorar y orientar a la Dirección General en la formulación y definición de políticas, objetivos estratégicos, planes y programas financieros de la entidad.
- Dirigir los programas financieros del FONCEP relacionados con la ejecución presupuestal, inversiones, recaudo, contabilidad, tesorería, cartera hipotecaria e institucional.
- Dirigir la ejecución de los contratos de administración de los recursos de los patrimonios autónomos a cargo del Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones "FONCEP"-.
- Dirigir las actividades relacionadas con la administración de personal, capacitación y bienestar social de los empleados de acuerdo con los lineamientos y políticas que imparta la Dirección y las normas vigentes.
- Asesorar a la Dirección General en la formulación y definición de políticas, objetivos estratégicos, planes y programas de funcionamiento de la entidad a corto, mediano y largo plazo y proponer los mecanismos de control para su desarrollo y administración.
- Ejercer la administración y control del proyecto de gestión documental y de bienes del Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones "FONCEP" y del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá, D.C.
- Ejercer el análisis y evaluación financiera del Fondo de Reservas del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá, D.C., tanto para el pasivo pensional como de bonos pensionales y cuotas partes, de conformidad con la información suministrada por la Subdirección Técnica de Prestaciones Económicas.
- Formular ante el Ministerio de Educación Nacional y la Secretaría de Educación Distrital, los requerimientos para garantizar el monto de las transferencias que le corresponde efectuar a la Nación para el pago de las mesadas pensionales de los docentes y administrativos nacionalizados por las Leyes 43 de 1975, 91 de 1989 y 60 de 1993, en los términos del convenio interadministrativo suscrito entre la Nación y el Distrito Capital.
Acuerdo de Junta Directiva 13 De 2007, Artículo 2
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Subdirección Técnica de Prestaciones EconómicasCorresponde a la Subdirección de Prestaciones Económicas, el ejercicio de las siguientes funciones:
a) Establecer las directrices que conforman el fundamento legal en materia de reconocimiento de pensiones; liquidación, emisión y pago de bonos pensionales y cuotas partes pensionales, conforme a la normatividad vigente.
b) Dirigir las actividades relacionadas con el pago de las cesantías de los servidores y exservidores de las entidades afiliadas al FONCEP.
c) Dirigir las actividades de reconocimiento y pago de las obligaciones pensionales, reconocimiento, emisión y pago de bonos y cuotas partes pensionales a cargo del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá D.C.
d) Dirigir las actividades requeridas para que las entidades sustituidas en el pago de pensiones cumplan oportunamente con las transferencias de las sumas correspondientes a cada entidad por concepto de los pasivos pensionales y para que la Nación efectúe las transferencias que le corresponde de conformidad con la ley para el pago de las pensiones de los docentes y administrativos nacionalizados por las Leyes 43 de 1975, 91 de 1989 y 60 de 1993, en los términos del Convenio Interadministrativo suscrito entre la Nación y el Distrito Capital, el 12 de agosto de 1996.
e) Dirigir la consolidación de las bases de datos necesarias y un sistema integrado de información que permita calcular el pasivo pensional a cargo del FPPB para el cumplimiento de lo establecido en la Ley 549 de 1999, el Decreto Reglamentario 1308 de 2003 y las normas que los reglamenten, adicionen o modifiquen.
Acuerdo de Junta Directiva 13 de 2007, Artículo 3
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Gerencia de Pensiones
ARTÍCULO 4°. Modificar el Artículo 10º, el cual quedará así: FUNCIONES DE LA GERENCIA DE PENSIONES:
a) Coordinar y controlar los procesos de sustanciación y reconocimiento de las obligaciones pensionales, de conformidad con la ley y las disposiciones que regulan el sistema general de seguridad social en pensiones, especialmente aquellas que correspondan al Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá, D.C.
b) Adelantar el proceso de sustitución de pagos entre las entidades distritales y el Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá, D.C., y efectuar el control y seguimiento de los Convenios Interadministrativos, de conformidad con lo establecido en el Decreto 339 de 2006 y las disposiciones que lo reglamenten o modifiquen.
c) Coordinar el proceso de repetición contra las entidades sustituidas por el Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá, D.C., en los eventos en que haya efectuado el reconocimiento y pago de pensión sanción y convencionales.
d) Controlar el cumplimiento de fallos de procesos judiciales y acciones de tutela, en virtud de los cuales se impongan condenas en contra del FONCEP.
e) Responder por un sistema estadístico actualizado, sobre asuntos de su competencia, que permita el cumplimiento de la información requerida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para el cálculo del pasivo pensional de las entidades Distritales y la acreditación del régimen pensional en el Distrito.
Acuerdo de Junta Directiva 13 De 2007, Artículo 4
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Gerencia de Bonos y Cuotas Partesa) Coordinar y controlar el proceso de reconocimiento, emisión, expedición y pago de los bonos y cuotas partes de bonos pensionales, con cargo a los recursos del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá.
b) Orientar y controlar la liquidación de los bonos pensionales y cuotas partes a cargo del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá D.C.
c) Responder por un sistema estadístico actualizado, sobre asuntos de su competencia, que permita el cumplimiento de la información requerida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para el cálculo del pasivo pensional de las entidades Distritales y la acreditación del régimen pensional en el Distrito.
d) Proyectar y aprobar los actos administrativos a que hubiere lugar, con ocasión de las reclamaciones sobre bonos pensionales que formule el Instituto de Seguros Sociales, o quien haga sus veces, las Administradoras de Fondo de Pensiones o los beneficiarios del Bono Pensional.
e) Controlar el trámite de cobro y pago de cuotas partes pensionales en la etapa persuasiva de cobro coactivo, con sujeción a la normatividad legal vigente y los procedimientos adoptados por el FONCEP, en virtud de los cuales debe elaborar y aprobar los Acuerdos de Pago derivados de los mismos y efectuar el trámite de los recursos que deben amparar dichos acuerdos.
f) Controlar el cumplimiento de fallos de procesos judiciales y acciones de tutela, en virtud de los cuales se impongan condenas en contra del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá, D.C. y el FONCEP.
g) Determinar las sumas que le correspondan a las entidades sustituidas por concepto de las cuotas partes de las pensiones a cargo del Fondo y atender el pago de las que le correspondan de acuerdo con la naturaleza del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá D.C., y las que se le asignen de conformidad con la Ley.
Parágrafo Primero. La decisión de reconocimiento de bono se realizará mediante acto administrativo individual debidamente motivado y su emisión debe constar en acta la cual podrá hacer referencia a más de una solicitud de emisión de bonos pensionales.
Parágrafo Segundo. La negación del reconocimiento de una cuota parte pensional, y de la cuota parte de bono pensional, deberá realizarse a través de un acto administrativo motivado.
Acuerdo de Junta Directiva 13 de 2007, Artículo 5
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